ビジネスウーマンたち

今回の話は仕事の効率化というより、生産性向上の分野かもしれない。

あなたの会社で目的もなく行っている仕事はないだろうか?

仕事の効率を高め、生産性を上げるためには目的が曖昧な業務は無くすか、明確にする必要がある。

本来であればどんな仕事でも明確な目的があるはずだ。

でも

「こんなのやる意味あるの?」

「何に役に立つかよくわからないけど、先輩に言われたからやっている。」

って思うことは少なからずあるんじゃないだろうか?

ビジネス小僧は新入社員の頃などはよくあった。

目的が曖昧な仕事はモチベーションを下げる。

仕事の質も下げる。

本当に意味のある仕事でも、その仕事を行う人がその意味を分かっていなければ意味が無くなったり、仕事の効果が薄くなってしまう。

部下の立場だと

「これって意味があるんですか?」

って聞くけど、

「まぁ社長に言われたからさ、やるしかないじゃん。」

って上司に諭されることもよくあった。

「なんで社長から言われたことは、意味が分からなくてもやるわけ?」

とよく思っていたから、今思えば生意気な部下だったと思うが(笑)、

部下の立場だと、上司に意見をぶつけることは出来るけど、なかなか変えることは難しい。

でも、上司になってある程度の決裁権を持ったり、店長になって仕事を振る立場になれば、それを変えることが出来る。

ミーティングや打ち合わせの際に

「目的がよくわからない仕事ってある?」

と全員にヒアリングをして、意味もわからず行ってる業務を洗い出してみる。

そうやって洗い出していくと

  • きちんとした目的がある仕事なのに、目的をわかっていないまま行っている仕事
  • 誰も目的がわかっていないけど、慣例で何となくやっている仕事
  • 前は目的があったけど、目的が達成されて必要なくなったのにやり続けていた仕事

というのが次々に出てくる。

新入社員などはわからないことだらけだから

「大丈夫です。」

と言ってくるかもしれない。

そうしたら

「じゃこの仕事はどんな目的がある?」

と聞いてみると良いと思う。

それで答えられなければ目的もわからず仕事を行っている証拠だから、目的をしっかり伝えてあげよう。

洗い出した仕事を1つ1つ下記のように仕分けしていく。

  • 目的があるのに担当者がわかっていない仕事なら目的をしっかり伝えてあげる。
  • 目的もなく、何となくやっている仕事はとりあえずやめてみる

目的がわからずやっている場合とその仕事の先の明確な目的を意識して行う仕事では、仕事の質にも効率にも劇的に違いが生まれる!とビジネス小僧は思う。

例えば、バックヤードの整理を新入社員に依頼したとする。

バックヤード整理の目的は、

  1. 物を探す時間の短縮化
  2. 清掃効率アップ
    →使用頻度が高い清掃道具が取り出しやすい場所にあり、時短になる
  3. バックヤードから清掃意識を高めること
    →バックヤードがきれいだと店内のきれいさにも厳しくなれる

でも、新入社員はその目的がわかっていなくて、見た目がキレイになればいいと考えていた(これは実例なのだ(笑))

だから、ボックスの中に色々な物を一色単(いっしょくたん)にまとめ、見た目をきれいに整理してくれて

「出来ました!」

って報告してくれたけど

内心(いやーそうじゃないんだけどな(笑))と思っていたが、案の定

スタッフから

「使いにくくなった。」

「どこに何があるかがわからないし、高くて物が取り出しにくい。」

と不満が出てしまった。

本来の目的をきちんと伝えていれば、たぶんこんな結果にはならなかった(上司であるビジネス小僧の大いなる反省点だ)。

また、やめる勇気も大切だ。

目的もなく、何となく行っている仕事はひとまず1ヶ月間やめてみよう。

もしやめた結果、何か悪影響が生じたなら、それは必要な仕事だった、ということになる。

目的も明確になるのだから、1回やめてみる価値はある。

もし何も影響がなかったら、マジで必要ない仕事だったということになる。

とにかく自分や部下が行う仕事に関しては

「この仕事は何のためにやるのか?」

「これはお客さんにとって何がいいのか?」

を強く意識するようにしたいし、部下にも意識させたい。

そして、目的があいまいな仕事はとことん根絶して、チーム全体のパフォーマンスを上げていきたいと思う。

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