【ミス防止・仕事効率化】自分の仕事を出来る限り簡単にシンプルにしようとする!

自分が担当している仕事を出来る限り簡単にしようとする。

これがめちゃくちゃ大事だ。

特になかなか部下に仕事を任せられなくて、大量の仕事を抱え込みやすい上司の人にはおすすめだ。

なぜ自分の仕事を簡単にしようとすることが大事か?

それは人に任せられるようになるからだ。

仕事が複雑で難易度が高ければ高いほど、なかなか部下やアルバイトに仕事を任せられない。

ビジネス小僧も部下が3名いるけど

「これは難易度が高いから任せられない、、、」

って思うことが多い。

でも、それは

「自分が仕事を簡単にする努力を怠っているからじゃないか?」

と最近思うようになったのである。

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仕事が任せられないのはその仕事が複雑だから

「なんで部下に仕事を任せられないと思うのか?」

と突き詰めて考えてみた時に

  • 「ミスが起きる可能性が高い。」
  • 「仕事の質が大きく下がる。」
  • 「手直しが大きくなり、自分の手間が逆に増えそう。」

という不安がビジネス小僧には根底にあった。

逆に考えれば、

「これらの不安を解消出来るように仕事を簡単・シンプルにすればいいんじゃないか?」

と思ったのである。

仕事を簡単・シンプルにするには複雑さの要因を見つけて解消する

仕事を簡単・シンプルにし、誰でも出来るようにするには

「この仕事を複雑にしている原因はなんだろう?」

と問いを立てて、複雑さの要因を洗い出して、解消できるものを1つずつ潰していくこと。

例えば

  • 理解するのに前提として専門知識が必要
  • 一定の文章力が必要
  • 機械の操作で人の記憶に頼る部分がある
  • 慣れていないとミスに気づきにくい

などが複雑さの要因だったら、

「その中で解消できるものはないか?」

と検討してみる。

例えば、機械の操作で人の記憶に頼る部分があり、ミスが恐い場合。

わかりやすい操作マニュアルをその機械かすぐ目に付く周辺に貼り、その操作方法を見ながら、記憶に頼らずに操作できるように工夫する。

今までは操作マニュアルがすぐには確認できないから記憶に頼っていたに過ぎないので、操作する時にいつでもマニュアルを見られるようになれば、少なくとも以前よりは難易度を下げることが出来る。

また、慣れていないとミスに気づきにくい場合なら、その仕事に熟達している人がミスしやすい部分のチェックリストを作成する。

そして、仕事後にそのチェックリストで

「ミスをしている部分がないか?」

を必ずチェックしてチェックリストごと上司に提出させるようにすれば、部下に任せられるようになるかもしれない。

1つの工夫ではすぐには人に任せられるほど仕事を簡単・シンプルに出来ないかもしれない。

でもそういった工夫を絶えず続けていけば、いずれは人に任せても全く問題ないレベルになる仕事もたくさん出てくるはずだ。

今担当している仕事を簡単・シンプルにして誰でもミスなく、一定の質に出来るようになれば、安心してどんどん部下に任せられる。

自分にも余裕が出来る。

いいことづくめだ!

まぁそうはいってもなかなかそれに時間を割けていないのが現状なのだが(笑)。

でも、少しずつやっていけば確実に自分にも余裕が出来るし、お店に関するあらゆる業務を誰でもこなせるようになれば、チームの生産性もきっと上がってくるはずだ。

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