今回新規店舗のオープンが成功し、打ち上げをすることになった。
店舗メンバーだけの気楽な打ち上げというわけにはいかず、社長や上層部の方もいらっしゃる打ち上げになってしまったのだ。
「打ち上げだから気楽だなぁ」
と考えて、店の予約だけしてあまり考えていなかったけど、数日前から
「よく考えたら意外と準備することあるんじゃね？」
と焦り始めて、色々後手後手に回ったので、打ち上げの準備すべきことをまとめておきたいと思う。
準備すべきこと
- 場所の選定
- 参加人数の確定
- 店の予約
- 詳細プラン
→乾杯のあいさつ・締め・各自からひと言・社長からひと言などなど - 参加メンバーへ詳細をメール連絡
- 店の下見
- 席次決め
- 前日にリマインドメール
- 乾杯（締め）のあいさつ用意
→依頼する場合は事前に連絡 - 偉い人たちの帰宅用のタクシー準備
場所の選定
まずは場所の選定だ。
今回は新規店舗のオープンだったし、店舗周辺に住んでいる人が多かったから、その店舗の最寄り駅で開催することになった。
今回はここはすんなり決まったけど、遠方から来る人が多ければ中間地点にするなど配慮が必要だろう。
参加人数の確定
ここが今回ビジネス小僧が最もミスった部分だ。
打ち上げをすることが決まって、他の店舗の店長から以前やった時は
「社長を呼んだから、呼んでおいた方がいいよ」
と言われて事前に社長には相談をしていたのだが、今回の店舗オープンにあたり、他店の店長にもヘルプをたくさんしてもらったり、業務でフォローしてもらっている部分があった。
そういうお世話になった部分をすっかり忘れて、店舗のメンバー＋社長で参加人数を確定させてしまっていた。
そして、1週間前に
「あの店長も呼んでくれるか？」
前日に
「あの店長も呼んでくれるか？」
と社長から依頼があり、急遽追加して、お店の人にたびたびの変更を謝り、急遽呼ばせてもらった店長2名に対しても申し訳ないことをした。
事前に
「誰を呼ぶべきか？今回お世話になった人は誰か？」
をしっかり考えて、社長に相談していなかったビジネス小僧の不手際だった。
ここは今後の反省点。
店の予約
店の予約だけはミスったら、えらいことになる（笑）
なので、ネットで予約しようが、電話で予約しようが、必ずダブルチェックをして、
- 予約が出来ているか？
- 参加人数が合っているか？
を最低2回ぐらいは確認した方が良いだろう。不安なら直接下見に行った時に予約できているか確認してもいいくらいだ。
今回のお店は予約内容をメールしてくれる親切なお店だったからその心配はなかったが。
詳細プラン
店のコースによって、時間が2時間だったり、3時間だったりすると思う。
例えば、19時開始の2時間コースなら、
18:50：現地集合
19:00：乾杯の挨拶
20:00：各自からひと言
20:30：社長からひと言
21:00：締めの挨拶
という感じでざっくりとは当日の流れを決めておくと、ただ話して終わってしまう会になるのは防げる。
参加メンバーへ詳細をメール連絡
詳細が決まったら、参加メンバーで詳細をメールで連絡しておく。
- 店の場所
- 開始時間と終了時間
- 詳細プラン
などを送っておく。
詳細プランに「各自からひと言」の項目があれば、
「準備しておかなきゃな」
って思ってくれるはずだ。
もちろん偉い方々には
「打ち上げの際、一言頂けますでしょうか？」
と事前に伝えておくと良い。
店の下見と席次決め
初めて行くお店なら、絶対下見しておいた方が良い。
もしわかりにくい場所だったら、集合場所を駅にして一緒に行った方が無難だし、幹事である自分が迷って遅れたら話にならないからだ。
あと忘れがちなのは、席次決めだ。
社長などのお偉い方とか上司が来る場合は席次はしっかり決めておいた方が良い。
今回、ビジネス小僧は直前になって気付いて焦った。
基本的に入口から遠い方の席に偉い方が座ってもらうのがマナーだが、宴会の席などは真ん中の席に主役を持ってくる場合も結構多い。
あと、打ち上げとか宴会は話を振る人の位置が結構重要で、話を振る人が端っこの席だと、反対側の席の人はなかなか話に加わりにくくなってしまうので、なるべく話を回せる人が中央にいた方がいい。
前日にリマインドメール
参加者に打ち上げの詳細メールを送ったとしても、皆忙しいから、打ち上げに参加すること自体忘れてしまっている人も中には出てくる。
それを防ぐために、前日にはリマインドメールを送っておこう。
さすがに前日に思い出させておけば忘れないだろう。
予定が入って行けなくなったのに連絡を忘れていたしょうがないやつも連絡をくれるから、無駄なキャンセル料を省ける。
乾杯・締めの挨拶準備
幹事をやる場合、乾杯の挨拶や締めの挨拶を担当することも多いだろう。
その時に何を話すかは大まかでいいから事前に決めておくと、気の利いた挨拶が出来る。
その場で考えながらあいさつをするとグダグダになりやすいビジネス小僧みたいなタイプは事前にコメントを考えておくのがベターだ。
帰宅用のタクシー準備
うちの社長なんかは宴会参加後はタクシーに乗って帰ることが多いから、事前に準備をしておくとスマートだ。
お偉いさん方は家から近いお店であれば、電車じゃなくタクシーを使うことが多いから、そのあたりも事前に調べておく。
タクシーを呼ぶ必要があるなら、タクシー会社に終了時間の目安を伝えて、その時間あたりに来てもらうか、会が終了する間近の時にトイレにいく振りをして呼ぶのだ。
ざっとこんな感じだ。
「いや～打ち上げなのに業務だよね」と思った1日であった(笑)
